Projet à rendre aujourd'hui. Comment ai-je pu oublier? BLING. Oh-oh. Réunion avec le manager dans 5 minutes. C'était pour quoi déjà? BUZZ, nourrissez-moi avec 240 pas dans l’heure qui suit! Merde, pas le temps de me lever maintenant. DRING. Allô? Heille, t’es rendu où, on avait dit 14 heures? C'est pour ça que je n'ai pas d'amis.
La vie peut devenir assez chaotique avec toutes les distractions et les nuisances qu'internet apporte. Mais apprendre à utiliser certains outils en ligne peut également vous aider à organiser votre vie et à garder un certain contrôle. C’est comme si c’était un bien et un mal, dépendamment de la façon dont on l’utilise.
Mais par où commencer ?
Un calendrier.
Bon, établissons une base. Le calendrier. L'almanach astronomique. La chose que les gens utilisent pour trouver leur signe du zodiaque et faire des prédéterminations sur les autres. Tous les lions qui lisent ceci feraient mieux de ne pas perturber mon énergie de scorpion.
Les calendriers sont un outil visuel qu’on connait tous très bien. Avec eux, vous pouvez voir clairement et rapidement à quoi ressemble votre semaine (et votre fin de semaine qui s’approche). Internet propose des dizaines de calendriers en ligne et d'applications de calendrier à utiliser. Chez oxio, on utilise le calendrier Google, choix très populaire. On peut facilement y programmer des réunions, bloquer du temps libre et, surtout, avoir une vue d'ensemble de notre semaine de travail (ou fin de semaine de non-travail).1
En quelques minutes chaque jour, vérifier et organiser son calendrier est une tâche facile, mais qui rapporte beaucoup. Une bonne astuce est de l’assigner comme page d’accueil de votre navigateur pour l’avoir dans la face en rejoignant les interwebs. À partir de là, ça devient simple de planifier ses disponibilités. Vous ne voudriez tout de même pas que quelqu'un planifie une réunion le vendredi à 17:01, votre moment de prédilection pour entamer la production industrielle de Shirley Temples nécessaire à votre soirée… quelle que soit votre soirée du vendredi!
Une fois que votre calendrier est mis en place, pensez à intégrer vos rendez-vous dans cet ordre non orthodoxe :
i. Planifier du temps pour vous. Pas n’importe quel genre de temps, du temps programmé pour prendre soin de soi. Yoga, méditation, entraînement, course, journal intime, temps de réflexion, etc. Le temps pour soi tend à être très éphémère, alors le mettre à l’agenda peut aider à ne pas le laisser se faire remplacer par autre chose.
Ii. Tous les cours ou réunions liés au travail ou à l'école.
iii. Les rendez-vous personnels ou les événements tels que les visites chez le médecin, les séances d'entraînement personnel, la physiothérapie, etc.
Au final, vous contrôlez votre temps, alors on ne vous dira pas quoi faire. Remplissez le calendrier dans l’ordre que vous voulez!
À ce stade, il doit justement commencer à être bien bondé... et coloré ! Cette vue quotidienne est une première étape pour mieux s'organiser. D'ailleurs, certaines études montrent que l'utilisation régulière d'un calendrier en ligne peut aider à réduire le stress perçu en améliorant la gestion des tâches, en évitant la procrastination et en dissociant vie professionnelle et personnelle.2
Des rappels.
Il n'y a rien de pire que d'oublier ou de manquer un engagement prévu... comme les 16 ans du chat de votre ami (un événement réel auquel je suis allé).
Mais il existe une solution simple pour cela : mettre en place des rappels.
Oui, je sais, je sais, on a déjà parlé de faire un calendrier dans la dernière section. Mais si on oublie de jeter un coup d’œil au calendrier, on n’a rien gagné. Heureusement, grâce à internet et aux applications modernes, le calendrier est celui qui ne nous oublie pas. L'utilisation d'une application comme « Reminders » peut vous fournir cette alerte très nécessaire par vibration ou sonnerie. De cette façon, vous pouvez exécuter la tâche au moment où elle doit être faite. Vous vous souvenez, la tâche qu’il fallait faire?
Combiner des rappels avec votre calendrier peut vous aider à respecter votre planning nouvellement organisé. C'est comme combiner le beurre de cacahuète et le chocolat en une seule gâterie. Si seulement c'était possible...
Ça peut être utile de recevoir des rappels avant un événement ou un engagement pour vous donner un peu de temps de préparation si nécessaire. Ou une ruée de dernière minute. Par exemple, si vous avez une réunion de travail, programmez un rappel pour qu'il sonne 10 minutes avant (Google Agenda peut le faire pour vous, je dis ça comme ça). Comme ça vous n’oubliez pas la réunion ni la recherche de pantalons paniquée de dernière minute.
Le centre de votre univers.
Ensuite, vous voudrez peut-être un endroit pour centraliser votre productivité (ça sonne vraiment Silicon Valley, hein?). Un centre névralgique, en quelque sorte. Un endroit pour prendre des notes, créer des listes et planifier l'avenir. En d’autres termes, un outil de gestion de projet personnalisé. Parmi les plus populaires se trouvent OneNote, Evernote, Asana, Google Docs, Trello, etc.3 Ici chez oxio, on utilise un certain « Notion ». On est pas en train de faire une pub pour Notion, mais en bref, c'est un outil d'organisation facile à apprendre qui peut être personnalisé à votre style pour tous vos besoins professionnels et personnels quotidiens. Par exemple, voici à quoi ressemble la section blogue où Shion (l’auteur de cet article en anglais) passe le plus clair de son temps.
Une fois que vous avez un petit hub d’activité qui vous convient le mieux, vous pouvez le remplir de tout ce qui vous passe par la tête : liste de tâches, recettes, inspiration, etc. Pour notre liste de tâches dans l’équipe marketing, on y est allé pour un style tableau kanban, question de suivre les différentes tâches selon leur progression.
Il y a une telle sensation de succès quand on déplace une tâche dans la colonne « Terminé », qu’on pourrait croire que c’en est addictif. Cette même sensation euphorique (peut-être pas euphorique, euphorique, mais plaisante quand même) se manifeste lorsqu’on coche une tâche qu’on a écrite quelque part.4 Que ce soit une tâche liée au travail ou quelque chose de simple comme « Faire le lit ✔ », des études en psychologie ont souligné que faire des choses = se sentir bien. Alors, n’hésitez pas à inscrire vos tâches les plus banales! On mérite tous un peu plus de dopamine bien placée au quotidien.
Comme pour votre calendrier, faire de cet espace une partie des pages de démarrage de votre navigateur peut vous encourager à l'utiliser tous les jours. Et une fois que votre section de liste de choses à faire a été créée, il peut être utile de créer quelques pages ou sections supplémentaires comme mentionné plus tôt. Une pour vos futurs voyages, une pour prendre des notes de cours, et même une pour l'inspiration ou les objectifs à la Pinterest. Votre centre personnalisé peut rapidement devenir un moyen amusant et productif de rester organisé·e!
Maintenant, mettez-y le feu.
« Hein? »
Oui, oui. Vous m'avez bien entendu... Enfin, vous m'avez bien lu.
Comme Bruce Lee l'a dit il y a de ça un petit bout,
« Absorbez ce qui est utile, rejetez ce qui est inutile et ajoutez ce qui vous est propre. »
Le processus pour être plus organisé implique de désencombrer. Vous n’avez PAS réellement à brûler quoi que ce soit, mais vous pouvez vous débarrasser des choses dont vous n’avez pas besoin. Pensez plutôt à une flamme métaphorique que vous utilisez pour jeter les choses qui sont superflues. Internet peut vous aider avec ça.
En revenant à votre calendrier en ligne, prenez un peu de temps pour réduire vos engagements. Si vous voyez que votre emploi du temps nouvellement organisé est assez chargé, décidez si quelque chose à quoi vous vous êtes engagé vous apporte de la joie ou de la valeur.5 Si ce n'est pas le cas, il est temps de le jeter dans la flamme... c'est-à-dire, de le supprimer. Si le cours de yoga de 5 heures du matin est quelque chose que vous planifiez vraiment un jour réussir à faire, mais qu’on sait bien que c’est un peu fou de faire des étirements dans le noir avant l’aube, envisagez un autre moment dans votre horaire et jetez l’ancien dans LE FEU. Assurez-vous que la routine que vous avez planifiée dans votre calendrier est celle que vous respectez réellement et que vous vous sentez bien en la faisant. Parce que, comme mentionné plus tôt, faire des choses = se sentir bien, mais ne pas accomplir ce qu’on a planifié = se sentir coupable + pas bien.
Même chose pour votre centre de contrôle. Si vous n'utilisez pas certaines pages, ou si vous constatez que vos objectifs futurs ne sont plus alignés sur ce que vous avez écrit précédemment, hop! Au bûcher. Les choses ne restent pas organisées toutes seules. Don, n'ayez pas peur de lâcher prise pour vous aider à avancer. Avouez que celle-là était philosophique, quand même.
Au final, être organisé peut aider dans de nombreux aspects de nos vies. Qu'il s'agisse de réduire le stress, d'augmenter notre productivité, de respecter des délais embêtants ou même simplement de faire le lit, internet fournit des outils simples et intuitifs qu’on peut utiliser pour ne pas s’y perdre.6 C’est pas tout qui va toujours fonctionner ou se dérouler comme prévu, mais garder une longueur d'avance peut nous éviter quelques maux de tête et paniques de dernière minute. Qui sait, peut-être que le yoga à 5:00 est pas si hors de portée que ça finalement. Surtout si vous le faites en ligne… Ça sert à ça, l’internet!
Merci à Danilo d'avoir veillé à l'organisation de mes idées et de mes écrits lors de la rédaction de cet article sur l'organisation. Tes conseils et ton aide sont toujours appréciés !